Kvalitetssystem i Natur og Miljø

1. Om kvalitetsstyringsystem

Kommunens sagsbehandling på natur og miljøområdet er underlagt krav om kvalitetsstyring efter ” Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet”.
 

Systemet er godkendt med certifikat i december 2009. Certifikatet skal bekræftes en gang årligt med efterprøvning af det certificerende firma. Holstebro Kommunes kvalitetssystem er senest godkendt til opretholdelse af certifikat den 6. december 2011.
 

Ledelsen har forud for efterprøvningen sammen med en systemansvarlig medarbejder gennemgået om systemet fungerer og bidrager til at leve op til lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og –mål.
 

Resultat af certificering og ledelsens evaluering skal offentliggøres. Dette sker her på denne side.
 

2. Beskrivelse af kvalitetssystem

Sagsbehandlingen indenfor afdelingens fagområder er beskrevet ved 70 fagprocedurer. Her ud over er og 8 systemprocedurer, der beskriver selve kvalitetssystemets ledelsesprincipper og vedligeholdelse.

Procedurebeskrivelserne er baseret på en grafisk brugerflade med indgang til procedurerne via kronbladene i en stiliseret blomst. Procedurerne er beskrevet ved hjælp af flowdiagrammer, hvorfra der er henvisninger til lovtekster og tekstskabeloner. Systemet er 100 % it-baseret og findes derfor kun i elektronisk form.

Kvalitetssystemet ligger på kommunens intranet og er derfor ikke umiddelbart tilgængelig for offentligheden. Kvalitetsstyringssystemet er omfattet af Lov om offentlighed i forvaltningen, og enhver kan derfor søge om aktindsigt.
 

3. Resultat af efterprøvning  og evaluering 2011

Gennem interne audits (efterprøvninger) i løbet af året , og certificeringsefterprøvning 6. december 2011 blev det eftervist, at systemet virker efter hensigten. På tre punkter blev der rejst en mindre afvigelse, som efterfølgende er afhjulpet. De 3 afvigelser var:

• Der var ikke redegjort for status på opfyldelse af kvalitetsmål
• Ny aktuelle kvalitetsmål var på certificeringstidspunktet ikke godkendte og offentliggjorte
• Gennemført kvalitetssikring var i nogle tilfælde ikke dokumenteret på sagen

Ud over ovennævnte 3 mindre afvigelser blev der foreslået forbedringer på følgende punkter:

• Udformning af målbare kvalitetsmål
• Brugertilfredshedsundersøgelsen
• Sikkerhed for at alle relevante sager bliver screenet for miljøpåvirkninger 

Endelig fik afdelingen ros for overbevisende kendskab til systemets procedurer, gennemførelse af gode interne audits samt et effektivt system til at registrere afvigelser.
 

4. Opfyldelse af hidtidige kvalitetsmål

Opfyldelse af kvalitetsmålende for 2011 fremgår af en ”Resultater i 2011 mod kvalitetsmål vedtaget af byrådet 2009”. 
 

5. Kvalitetspolitik og kvalitetsmål

Udvalget for Natur, Miljø og Klima har i januar vedtaget en ny kvalitetspolitik for Natur og Miljø.
 

"Vi stiler efter det effektive. Vi lægger vægt på at formalia er overholdt, og at ansøger/borgeren får en fair behandling.
Derfor skal vores kompetencer være opdaterede og koordinerede".

Der er opstillet 5 kvalitetsmål til understøttelse af kvalitetspolitikken. Læs uddybende: Kvalitetspolitik i Natur og Miljø.