På baggrund af Byrådets seminar vedr. trivsel den 27. august 2008, samt de foregående interview med hvert enkelt byrådsmedlem, er der i det følgende listet en række punkter til fagudvalgenes drøftelse.

I bilaget er der herudover listet en række tiltag, som er sat i værk i administrationen.

Af hensyn til at sikre ensartethed i forhold til de opstillede punkter er nærværende sagsfremstilling udarbejdet som et fælles oplæg til alle fagudvalg. Der vil efterfølgende blive samlet op på fagudvalgenes behandlinger i økonomiudvalget.

Tiltag til drøftelse:

Dagsordener

Tidspunkt for udsendelse sker i samspil med udvalget. Der er gjort opmærksom på at der ved udsendelse af materiale skal gives lige vilkår for alle byråds/fagudvalgsmedlemmer, herunder i forbindelse med udsendelse af bilag efter udsendelse af dagsorden.
Alle dagsordenspunkter har en indstilling, hvis der skal kunne træffes beslutning. Klar markering, hvis sagen er i sin vorden og derfor kun til drøftelse.
Alle bilag starter med et resume.
Forvaltningerne markerer de for sagen væsentligste bilag. Forsøgsperiode fra november 2008 til maj 2009. Der evalueres i maj 2009.
Bilag eftersendes ikke, med mindre udvalget har godkendt dette.
Udskrift af dagsorden og markerede bilag kan efter aftale afhentes på Rådhuset i læsesalen – sendes fortsat uændret elektronisk til alle

Møderne

Det drøftes i udvalgene, om der er mulighed for at være én ugentlig mødefri dag
Der er fast start og seneste sluttidspunkt på alle møder.
Omfang, planlægning og struktur for deltagelse fra administrationen, brug af fagfolk og gæster drøftes i hvert fagudvalg.
Spilleregler for mødeafvikling drøftes i alle udvalg og roller (fx næstformandens rolle og brug af ”redegørelse” for sagerne (hvilke sager))
Anvendelse (antal, form og struktur) af fagudvalgets temamøder drøftes i hvert udvalg
Mulighed for at byrådsmedlemmerne kan få hjælp til håndtering af praktiske forhold omkring mødeafvikling

Kommunikation

Drøftelse af samspillet med pressen

Indstilling

Det indstilles, at de beskrevne tiltag til drøftelse vedr. dagsordner, møder og kommunikation drøftes i fagudvalget.

Tidligere beslutning

Udvalget for Børn og Unge den 6. november 2008 kl. 11.30

Genoptages den 20. november 2008.

Jens Otto Nystrup (A), Martin Daasbjerg (A) deltog ikke i sagens behandling.

Beslutning

Udvalget anerkender tiltagene vedr. "Dagsordener", bortset fra "Alle bilag starter med et resume", idet den hidtidige praksis fortsættes.

Tiltagene under "Møderne" drøftet. Møderne afvikles - med mindre andet er aftalt - i tidsrummet kl. 12-17.

Følgende passus findes ikke relevant for Udvalget: "Spilleregler for mødeafvikling drøftes i alle udvalg og roller (fx næstformandens rolle og brug af ?redegørelse? for sagerne (hvilke sager))".

Administrationens medvirken i møderne begrænses til det nødvendige.

"Kommunikation": Udvalget vil fremtidig være mere opmærksom omkring samspil med Pressen - herunder pressemeddelelser.

Karsten Filsø (F) deltog ikke i sagens behandling.

Bilag

Bilag - Iværksatte tiltag

3. Familiesektionen - Retningslinier for tilsyn med Østervang

036899-2008

Sagsfremstilling

Der er udarbejdet forslag til retningslinier for tilsyn med Børne- og Ungdomspensionen Østervang. Holstebro Kommune indgik driftsoverenskomst med institutionen i forbindelse med opgaveoverdragelsen fra Ringkjøbing Amt den 1 januar 2007. I Holstebro Kommune udføres opgaven af Børn og Unge, Familiesektionens team for opholdssteder og plejefamilier. Den medarbejder, der udøver tilsynet har ikke andre funktioner i forhold til institutionen. Det økonomiske tilsyn udøves af sekretariatet i Børn og Unge.

Det er i Retssikkerhedslovens § 16 fastlagt, at kommunerne skal føre generelt tilsyn med kommunale døgninstitutioner eller døgntilbud, der er indgået driftsoverenskomst med.

Overordnet er det ønsket med disse retningslinier for tilsyn at sikre at:

Forudsætningerne for driftsoverenskomst stadig er til stede

Den faglige kvalitet i institutionens arbejde er i orden og til stadighed udvikles

Det pædagogiske arbejde til enhver tid er til gavn for brugerne.

Driftsmidlerne anvendes til formålet

Tilsynet udøves gennem 2-4 årlige tilsynsbesøg, hvoraf et har fokus på tilsynets kontakt med medarbejderne og et har fokus på kontakt med brugerne. Der kan være tale om flere tilsyn, hvis forholdene på institutionen fordrer det.

Indstilling

Det indstilles:

at udvalget for Børn og Unge godkender retningslinierne

at tilsynet udarbejder årsrapport for tilsynet, som forelægges udvalget en gang årligt, første gang de to første tilsynsår for 2007 og 2008 forelægges primo 2009.

Supplerende oplysninger

Det pædagogiske tilsyn udøves af konsulenter med specialistviden om anbragte børn og unge og pædagogiske metoder i forhold til børn og unge med særlige behov. Konsulenterne har endvidere fokus på hele institutionens drift.

Konsekvenser

Retningslinierne beskriver den nuværende praksis.

Beslutning

Det skal indgå i retningslinierne, at der skal ske en årlig afrapportering til Udvalget for Børn og Unge, herunder afrapportering vedr. evt. magtanvendelse.

I øvrigt følges indstillingen.

Karsten Filsø (F) deltog ikke i sagens behandling.

Bilag

tilsyn med døgninstitutionen Østervang

4. Familiesektionen - Retningslinier for tilsyn med opholdssteder

036897-2008

Sagsfremstilling

Der er udarbejdet forslag til retningslinier for tilsyn med godkendte private opholdssteder for børn og unge og krav til budget og regnskab. Tilsynsopgaven overgik til kommunen i forbindelse med kommunesammenlægningen 1. januar 2007, opgaven har tidligere været varetaget af amtet. I Holstebro Kommune udføres opgaven af Børn og Unge, Familiesektionen, konsulentteamet for opholdssteder og plejefamilier med særlig bistand fra økonomimedarbejder i sekretariatet i Børn og Unge, og med juridisk bistand fra juridisk kontor.

Det generelle tilsyn med opholdsstedernes driftsmæssige forhold udføres som følge af kommunens kompetence til at godkende private opholdssteder efter Lov om Social Service § 142 stk. 5 jf. § 66. Tilsynet skal endvidere ses i samspil med Retssikkerhedslovens § 16 og 43, der blandt andet omhandler kommunens pligt til at føre tilsyn med, hvordan opgaverne løses.

Der er 9 godkendte opholdssteder for børn og unge i Holstebro Kommune, derudover er der indgået aftale med Lemvig Kommune om tilsyn med et opholdssted i Lemvig Kommune.

Fra 1 juli 2008 skal opholdsstederne betale for tilsynet, indtægten for tilsyn skal tilgå foranstaltningskontoen, idet opholdsstedernes betaling for tilsyn indgår i deres takst, og dermed betales af de kommuner, som bruger pladserne. Beregning af takst er under udarbejdelse, og vil indgå i budgetgodkendelserne for 2009.

Overordnet er det ønsket med disse retningslinier for tilsyn at sikre at:

Forudsætningerne for den givne godkendelse fortsat er til stede.

Den faglige kvalitet i opholdsstedets arbejde er i orden og til stadighed udvikles.

Det pædagogiske arbejde til enhver tid er til gavn for brugerne.

De offentlige midler anvendes til formålet.

Tilsynet udøves gennem 4 årlige tilsynsbesøg, hvoraf et er uanmeldt. Der kan være tale om flere tilsyn, hvis forholdene på stedet fordrer det. Udover tilsynsbesøg påses, at de anbragte børn og unge tilhører målgruppen ved at tilsynsførende læser sagsakter, der indhentes dokumentation for personalets kvalifikationer, ligesom der indhentes børne- og straffeattester. Der føres løbende tilsyn med økonomien, gennem tilsynsbesøg, årlig budgetgodkendelse og gennemgang af regnskab. Der føres tilsyn med at vedtægter og indgående leje- eller andre kontrakter overholder godkendelsesgrundlaget.

Indstilling

Det indstilles:

at udvalget for Børn og Unge godkender retningslinierne.

at tilsynet udarbejder en årsrapport for tilsynet, som forelægges udvalget for Børn og Unge en gang årligt, første gang for de første 2 tilsynsår 2007 og 2008 forelægges primo 2009.

Supplerende oplysninger

Det pædagogiske tilsyn udøves af konsulenter med specialist viden om anbragte børn og unge og pædagogiske metoder i forhold til børn og unge med særlige behov herunder betydeligt og varigt nedsat funktionsevne. Konsulenterne har endvidere fokus på at juridiske og økonomiske betingelser er overholdt, og at økonomimedarbejder og juridisk konsulent.

Konsekvenser

Retningslinierne beskriver den nuværende praksis.

Beslutning

Det skal indgå i retningslinierne, at der skal ske en årlig afrapportering til Udvalget for Børn og Unge, herunder afrapportering vedr. evt. magtanvendelse.

I øvrigt følges indstillingen.

Karsten Filsø (F) deltog ikke i sagens behandling.

Bilag

Notat - krav til budget, regnskab og revision for private opholdssteder m.v.

Retningslinier for tilsyn med socialpædagogiske opholdssteder

5. Familiesektionen - Retningslinier for godkendelse af opholdssteder

036900-2008

Sagsfremstilling

Der er udarbejdet forslag til retningslinier for behandling af ansøgninger om godkendelse som privat socialpædagogisk opholdssted for børn og unge i Holstebro Kommune.

Holstebro Kommune fik ved overdragelsen af de amtslige opgaver 1 januar 2007 opgaven at godkende socialpædagogiske opholdssteder for børn og unge. I Holstebro Kommune løses opgaven af Børn og Unge, Familiesektionens team for opholdssteder og plejefamilier med særlig bistand fra økonomimedarbejder i sekretariatet i Børn og Unge og med juridisk bistand fra juridisk kontor.

I Socialministeriets bekendtgørelse 621 af 15. juni 2006 og vejledning 98 af 5. december 2006 er beskrevet at godkendelse af et privat opholdssted skal omfatte:

-organisatoriske forhold

-pædagogiske metoder og målsætninger

-fysiske rammer

-budgettet

-den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer.

Det er ansøgernes opgave at udarbejde en ansøgning, som dækkende gør rede for ovennævnte forhold. Holstebro Kommune skal ikke forholde sig til, om der er behov for pågældende tilbud. Alle ansøgninger, der opfylder betingelserne, skal godkendes. Der kan ikke opkræves betaling for behandling af ansøgninger om godkendelse.

Indstilling

Det indstilles:

at udvalget for Børn og Unge godkender retningslinierne

at alle nye ansøgninger forelægges udvalget for Børn og Unge til godkendelse

Supplerende oplysninger

Sagsbehandling af ansøgninger om godkendelse som privat socialpædagogisk opholdssted for børn og unge foretages af konsulenter med specialist viden om børn og unge med særlige behov, herunder børn og unge med betydelig og varigt nedsat funktionsevne og med særlig viden om pædagogiske metoder i forhold til disse. Konsulenterne inddrager endvidere juridisk konsulent i godkendelsen af vedtægter og lejekontrakter ligesom budgetansøgningen behandles af økonomimedarbejdet i sekretariatet i Børn og Unge.

Konsekvenser

Retningslinierne er udtryk for nuværende praksis.

Beslutning

Indstillingen følges.

Karsten Filsø (F) deltog ikke i sagens behandling.

Bilag

Retningslinier for behandling af ansøgninger om godkendelse af privat opholdssted