Personalehåndbogen
Indhold
Personalehåndbogens indhold
- Holstebro Kommunes politiske organisation
- Byrådet
- Holstebro Kommunes administrative organisation
- Aktindsigt
- Arbejdsmiljø
- Arbejdstid
- Bibeskæftigelse
- Borgerligt ombud
- Byråd og Udvalg
- Direktionen
- Forsikring
- Forvaltninger
- Forvaltningsloven
- Fratrædelse
- Gaver
- Introduktion
- Jubilæer
- Løn
- MED-udvalg
- MED-organisation
- Organisations- og Personalekontoret
- Personaleforening
- Personalepolitik
- Arbejdsmiljøsorganisation
- Sommerhus
- Sygdom
- Tavshedspligt
- Tillidsrepræsentanter
- Tjenestefri med løn
- Uddannelse
- Underretningspligt
Aktindsigt
Henvendelser fra offentligheden, f.eks. pressen, om adgang til aktindsigt skal afgøres snarest. Kan afgørelsen ikke imødekommes eller afslås inden 10 dage, skal der gives meddelelse om grunden hertil og oplyses om, hvornår afgørelsen vil foreligge.
Afgørelse om aktindsigtens omfang skal normalt træffes af en ledende medarbejder.
Aktindsigten kan begrænses, hvis særlige i loven anførte grunde taler herfor. Oplysninger om enkeltpersoners private forhold er som hovedregel ikke undergivet aktindsigt.
Sagens parter har en udvidet adgang til aktindsigt.
Hvis der udleveres fotokopier, opkræves almindeligvis ikke betaling.
Yderligere oplysninger:
- Forvaltningsloven med justitsminsteriets vejledning
- Lov om offentlighed i forvaltningen med justitsministeriets vejledning
- Kommenteret offentlighedslov, juristforbundets forlag, 1986
- Kommenteret forvaltningslov, juristforbundets forlag, 1986
- Bekendtgørelse 646 og 647 om betaling af fotokopier, der udleveres i h. t. forvaltnings- og offentlighedsloven
Arbejdstid
Arbejdstiden er fastlagt i aftaler/overenskomster. Oplysning om arbejdstidens placering fås på dit arbejdssted ved ansættelsen.
Overarbejde søges i videst udstrækning undgået og i givet fald betalt helt eller delvist med erstatnnigsfrihed.
En del af kommunens medarbejdere har mulighed for en flextidsordning. Herved kan man inden for visse rammer selv tilrettelægge den daglige arbejdstid.
Yderligere oplysninger:
- Tjenestemandsaftale/overenskomst
- Eventuelt lokalaftale
- Eventuelle flexregler
Bibeskæftigelse
Kommunalt ansatte har mulighed for at påtage sig bibeskæftigelse med de nedenfor anførte begrænsninger.
1. Beskæftigelsen må ikke antage et omfang,der generer udførelsen af det arbejde, medarbejderen er ansat til ved Holstebro Kommune.
2. Tjenestemænd kan ikke påtage sig arbejde for andre mod vederlag, hvis kontrollen med arbejdet skal udføres af kommunens tjenestemænd.
3. Tjenestemænd må ikke påtage sig sådan bibeskæftigelse, at det fratager dem den agtelse og tillid, som stillingen kræver.
Evt. tvivlsspørgsmål kan rettes til Personale og Organisationsudvikling
Yderligere oplysninger findes i:
- Tjenestemandsregulativets §15
- Funkitionærlovens §15
- Tjenestemandsloven (folkeskolens tjenestemænd m.v.)
Borgerligt ombud
Kommunalt ansatte har ret til fravær fra tjenesten som følge af borgerligt ombud. De nærmere retningslinier for tjenestefrihed til borgerligt ombud er fastsat af Finansministeriet og Kommunernes Landsforening.
Hovedreglen er, at den fornødne tjenestefrihed skal skaffes ved tjenestebytninger eller ved omlægning af tjenesten.
Er dette ikke muligt, ydes der tjenestefrihed med eller uden løn efter nærmere regler herom.
Er du valgstyrer eller tilforordnet ved folketingsvalg eller lignende, får du fri på valgdagen og et vederlag efter gældende regler.
Byråd og Udvalg
Der henvises til den politiske organisation, som er opført sammen med byrådets sammensætning.
Det overordnede ansvar ligger i det politiske system - først og fremmest byrådet, hvis beslutninger borgmesteren skal sørge for bliver ført ud i livet.
Det er ikke alle sager, der afgøres i byrådet. Der er nedsat udvalg, der inden for bestemte sagsområder træffer beslutninger og varetager den umiddelbare forvaltning på byrådets vegne.
Borgmesteren er formand for Økonomiudvalget. Dette udvalg har en central placering med hensyn til planlægning og samordning i forholdet til de andre politiske udvalg og administrationen. Økonomiudvalget er også personaleudvalg og borgmesteren er øverste daglige leder af administrationen.
Yderligere oplysninger:
Byråd og udvalg på hjemmesiden
- Styrelsesvedtægten
- Folkeskolelovens kap. 6
Direktionen
Forsikring
Som medarbejder ved Holstebro Kommune er du omfattet af reglerne i lov om arbejdsskadeforsikring i forbindelse med arbejdsskade - dvs. ulykker,der skyldes arbejdet samt erhvervssygdomme.
Ved personskade skal der snarest efter skaden foretages lægeundersøgelse.
Arbejdsskader anmeldes af den pågældende afdeling efter gældende regler til arbejdstilsynet og Kommunernes Gensidige Forsikringsselskab.
Kommunen er erstatningsansvarlig over for borgere og andre i forbindelse med skader, medarbejdere forvolder under udførelse af tjenesten. Erstatnngsansvaret er dog ikke ubetinget, men afhængigt af de konkrete omstændigheder, skaden er sket under. I visse tilfælde vil medarbejderen være erstatningsansvarlig. Endvidere vil kommunen kunne have regres over for medarbejderen for udbetalte erstatninger.
Personalets ejendele er som hovedregel ikke forsikret af kommunen, og kommunen hæfter ikke for dem. Det henstilles derfor, at tasker, penge, værdigenstande m.v. opbevares i aflåste skabe eller skuffer. Tyverier fra aflåste skabe og skuffer er i øvrigt normalt dækket af din private indboforsikring.
Forvaltninger
I forhold til de politiske udvalg udfører forvaltningerne det daglige arbejde. En lang række opgaver er af udvalgene uddelegeret til forvaltningerne og løses af den enkelte medarbejder uden at være forelagt udvalgene.
I andre tilfælde forbereder forvaltningerne sager til forelæggelse for de politiske udvalg og fører efterfølgende beslutningerne ud i livet. Der er således en snæver forbindelse mellem et politisk udvalg og de enkelte forvaltninger.
Forvaltninsloven
Indeholder en række bestemmelser af betydning for sagsbehandlingen f.eks. regler om begrundelse, klagevejledning, vejledning, repræsentation, partshøring, partsaktindsigt, tavshedspligt og videregivelse af oplysninger til anden forvaltningsmyndighed.
Til loven har Justitsministeriet udarbejdet en vejledning.
Fratrædelse
Hvis du ønsker at fratræde din stilling, skal du afgive opsigelse skriftligt og inden for de gældende opsigelsesvarsler.
Ved uansøgt afskedigelse af medarbejdere følges gældende regler/overenskomster/aftaler.
Ønske om udtalelse rettes til ansættelsesstedet.
Gaver m.v.
Da vi i vores arbejde skal være uafhængige af interesser ude fra, er det normalt ikke tilladt at modtage gaver, opmærksomheder, invitationer m.v. fra kommunens besøgende, klienter,forretningsforbindelser eller lignende.
I straffelovens §144 står nævnt, at det er strafbart, hvis "nogen i udøvelse af offentlig tjeneste eller hverv uberettiget modtager, fordrer eller lader sig tilsige gave eller anden fordel".
Introduktion
De enkelte afdelinger har ansvaret for, at nyansatte i afdelingen får en god introduktion.
Nærmeste leder er ansvarlig for, at der tilrettelægges og gennemføres et introduktionsprogram for den nyansatte.
Programmet har til formål at indføre den nyansatte i de arbejdsmæssige og sociale sammenhænge, der er på arbejdspladsen.
Jubilæer
Foruden frihed på 25, 40 og 50 års jubilæumsdagen for ansættelse ved Holstebro Kommune udbetales der den pågældende medarbejder et gratiale.
Løn
Lønberegningen er baseret på overenskomst eller aftale (tjenestemænd) i relation til personalets uddannelse og arbejdsområdet.
Der kan aftales anden lønfastsættelse.
Lønudbetaling sker gennem NEM-konto.
For forudlønnede (tjenestemænd og reglementsansatte samt øvrige ansatte, der i henhold til overenskomst eller anden bestemmelse har adgang dertil) er lønnen til disposition på lønperiodens første dag.
For bagudlønnede er dispositionsdagen sidste bankdag i en måned, og for timelønnede med månedsudbetaling er dispotionsdagen lønperiodens sidste dag.
MED-udvalg
Formålet med MED-udvalgssystemet er at skabe grundlag for et godt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Tillige at sikre og til stadighed at forbedre, udvikle og styrke samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i Holstebro Kommune.
Aftalen skal sikre, at alle medarbejdere har ret til medinflydelse og medbestemmelse.
Parterne ønsker
- at forbedre, udvikle og styrke personalets arbejdsforhold herunder sikre et godt fysisk pg psykisk arbejdsmilj' samt
- skabe tryghed, trivsel og udvikling for den enkelte medarbejder.
MED-organisation
Holstebro Kommunes MED-struktur
MED-uddannelse
Holstebro Kommune forventer, at alle MED-udvalgsmedlemmer deltager i MED-kursus. Der bliver afholdt internt kursus ca. to gange om året - alt efter behov.
Personale- og Organisationsudvikling
Du er altid velkommen til at kontakte Personale og Organisationsudvikling, såfremt du har spørgsmål til dine ansættelsesvilkår og kommunens personalepolitik.
Personale og Organisationsudvikling er opdelti 2 afdelingsområder:
- HR-Udvikling
- Løn og Personale
Personaleforening
Personaleforeningens formål er
- at give medlemmerne mulighed for at dyrke fælles interesser på tværs af ansættelsessted og arbejdsområde
- styrke det sociale samvær og de samarbejdsmæssige relationer på tværs af den kommunale organisations mangfoldighed af arbejdspladser
- sikre medlemmerne stordriftsfordel og i øvrigt påtage sig de opgaver som normalt varetages af en personaleforening.
Personalepolitik
Målet med Holstebro Kommunes personalepolitik er
- at tiltrække, rekruttere, fastholde og udvikle kompetente medarbejdere og ledere.
Midlet til opfyldelse af målet er - at samarbejdsformerne er fleksible med stor indflydelse på egen arbejdssituation.
Med henblik på - at alle med tilfredshed tager del i det fællesskab, der effektivt realisere byrådets mål til glæde for kommunens borgere.
I Holstebro Kommune er der følgende "typer" MED-udvalg:
Hoved MED-udvalg karakteriseres ved at behandle spørgsmål af principiel og tværgående karakter på "direktionsniveau".
De 6 Fælles MED-udvalg karakteriseres ved at behandle spørgsmål af principiel og tværgående karakter på forvaltningsniveau.
Lokal MED-udvalg karakteriseres ved at behandle spørgsmål af interesse for en enkelt eller en flerhed af afdelinger/institutioner på "institutionsniveau"
Hoved MED-udvalget vedtager Holstebro Kommunes overordnede personalepolitikker:
- Overordnet Sundheds- og Trivselspolitik
- Overordnet Tiltræknings- Rekrutterings- og fastholdelsespolitik
- Overordnet Lønpolitik
Arbejdsmiljøorganisation
Sikkerhedsorganisationens formål er at bevare og udbygge sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen ved at vejlede og rådgive medarbejdere og ledelse i sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål samt at føre kontrol med at arbejdsforholdene er forsvarlige.
Sikkerhedsuddannelse:
Sikkerhedsrepræsentanter og arbejdslederrepræsentanter gennemgår den i bekendtgørelse nr. 457 af 14. juni 1999 fastsatte arbejdsmiljøuddannelse.
Sommerhus
Ved brug af midler fra feriefonden har Holstebro Kommune anskaffet 2 feriehuse og 3 lejligheder, som anvendes til udlejning blandt kommunens medarbejdere.
Det ene feriehus er beliggende i Feriecenter Skagen ved Ålbæk og det andet i Ristinge på Langeland. Begge huse er indrettet og isoleret, så de kan anvendes hele året.
Ferielejlighederne er beliggende i København, Fanø og Ebeltoft.
Der foretages udlejning i sommer- og vinterperioden efter særlige bestemmelser, som er vedtaget og administreres af bestyrelsen for feriehusene.
Tilbud om udlejning udsendes 2 gange årligt med lønsedlen til alle fastansatte ved Holstebro Kommune
Læs mere på feriefondens hjemmeside.
Sygdom
Fravær på grund af sygdom skal på 1. fraværsdag meddeles til arbejdsstedet straks ved arbejdstids begyndelse.
Fravær kræves dokumenteret:
- på 4. sygedag kan afkræves lægeerklæring, som betales af ansættelsesstedet.
- sygdom ud over 14 dage kan af afdelingen kræves dokumenteret ved en varighedserklæring, der betales af ansættelsesstedet.
Hvis du ved ansættelsen har fået andre skriftlige retningslinier vedrørende forhold under sygdom, er det dem, der gælder.
Månedslønnede (tjenestemænd, funktionærer og overenskomstansatte) motager sædvanlig løn under sygdom.
Timelønnet personale med 15 timers beskæftigelse eller derover pr. uge modtager løn under sygdom.
Timelønnet personale under 15 timers beskæftigelse pr. uge modtager normalt dagpenge i henhold til overenskomst eller dagpengelov.
Tavshedspligt
Som medarbejder ved Holstebro Kommune har du tavshedspligt.
Ved ansættelsen underskrives en tavshedserklæring. Tavshedspligten gælder forhold, du bliver bekendt med under arbejdet. Det drejer sig om forhold,der ifølge sagens natur kræver hemmeligholdelse og forhold, du får besked om at hemmeligholde.
Normalt er det hensyn til Holstebro Kommunes interesser og hensyn til borgeres privatliv,der betinger hemmeligholdelse. I praksis skal du, hvis du giver oplysninger "ud af huset", handle i forståelse med din chef.
Papirer af enhver art med fortrolige oplysninger og lignende skal rives itu, før de kommes i papirkurven eller de senes til makulring.
Tillidsrepræsentanter
For størsteparten af arbejdsområderne er der valgt tillidsrepræsentanter.
Tillidsrepræsentanterne arbejder med bl.a.:
- overenskomstforhold
- arbejdstidsregler
- arbejdsvilkår m.v.
Ønsker du at vide, hvem din tillidsrepræsentant er, kan du få det oplyst på dit arbejdssted eller hos din faglige organisation.
Tjenestefri med løn
Overordnede regler for tjenestefri med løn er aftalt i Hoved MED.
Uddannelse
Hver enkelt medarbejder ved Holstebro Kommune har selv ansvaret for at tage initiativ til egen uddannelse. Samtidig er det de enkelte ledere, som har ansvaret for, at der gennemføres den nødvendige uddannelse inden for deres ansvarsområde. De uddannelsesmæssige aktiviteter varetages også ud fra de økonomiske muligheder.
Underretningspligt
Alle borgere har pligt til at underrette socialforvaltningen, hvis de får kendskab til omsorgssvigt eller incest, men som offentligt ansat har du en særlig pligt. Du skal nemlig allerede underrette socialforvaltningen, når du får mistanke.
Denne underretningspligt ophæver altså tavshedspligten, men dog ikke mere end at du kun må fortælle det, der er væsentligt for netop denne sag.
Har du ikke blot mistanke, men viden om at der er tale om omsorgssvigt/incest, må du tale frit på tværs af forvaltninger, hvis du skønner, det er nødvendigt. Men husk , at den praktiserende læge for eksempel ikke er en offentlig myndighed, så her gælder tavshedspligten stadig.
Opdateret 10-11-2011
Redaktør: Lene Vernersen