Dato 20. juni 2013

SØNDERLANDSSKOLEN

ETAPE 1

Skema for procedurer for beslutninger og information

Status dags dato:

I samarbejde med Bygherrerådgiver Bascon er der afholdt en prækvalifikation på totalrådgiver opgaven.

De 5 bedst egnede blev udvalgt og har fået meddelelse herom.

Det endelige udbudsmateriale udsendes ultimo juni 2013.

Tilbud / konkurrenceforslag forventes modtaget medio september 2013.

Følgende 5 totalrådgivere er efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at deltage i udbuddet og i den forbindelse afgive konkurrenceforslag / tilbud på totalrådgivning.

Firmanavn	Underrådgivere / konsulenter
Arkitektfirmaet Kjaer & Ricther A/S	Søren Andersen Arkitekter A/S Holstebro. Ramsbøll Danmark, Holstebro. Wad Landskabsarkitekter A/S, Aarhus N
GPP Arkitekter A/S	Hvam Arkitekt & Ingeniørkontor A/S, Holstebro Midtconsult P/S, Herning Landskabsarkitekt Boldt & Henningsen, Århus C.
Arkitema Architects K/S	Niras A/S
COWI A/S	A2 Arkitekterne A/S, Holstebro KRADS Arkitektur, Aarhus C
ATRA Arkitekter A/S	Ingeniørfirmaet Brix & Kamp A/S, Thisted Terra Nova Landskabsarkitekter, Silkeborg

Hovedtidsplan med markering af beslutninger og informations tidspunkter:

Signaturforklaring:

BY: Byrådet – Holstebro Kommune

ØK: Økonomiudvalget

BU: Udvalget for børn og unge

BK: Bedømmelseskomite. Medlemmer Torben Gudiksen (B) Økonimoudvalget, John Thorsø (K)Økonomiudvalget, Morten Flæng (S) Udvalget for børn og unge. Jens Kristian Hedegård (V) Udvalget for børn og unge, Maria Braae, Sønderlandsskolen og 2 fagdommere.

BUF: Børn og unge forvaltningen

TM: Teknik og Miljø forvaltningen

BYU: Byggeudvalg

BR: Bygherrerådgiver

TR: Totalrådgiver

Her udover er der administrativt nedsat en projektstyregruppe og en arbejdsgruppe på Sønderlandsskolen til at medvirke til projektets gennemførsel og organisation.

Tidsplan	Forvaltningsinvolvering	Politisk involvering
Arbejde	Forvalt.	Udvalg	Arbejde
15. maj 2013	Indstilling af prækvalificerede til totalrådgivning	TM	ØK	Beslutter hvilke totalrådgivere der skal prækvalificeres.
15. maj 2013	Nedsættelse af bedømmelsesudvalg og Uddybning af tildelingskriterier	TM	ØK	Beslutter hvem fra ØK der skal deltage i bedømmelsesudvalget. Godkendelse af overordnede bedømmelseskriterier.
Ultimo juni 2013	Udsendelse af udbudsmaterialet til prækvalificerede totalrådgivere.	TM
medio sept. 2013	Opstart på udarbejdelse af lokalplan. Det forventes at lokal kan godkendes juni 2014.	TM
medio sept. 2013	Bedømmelseskonkurrence.	TM (BK)	Udvælgelse af hvilket totalrådgiver team der samlet får konkurrenceforslag og tilbud evalueret bedst. Evaluering udfra følgende tildelingskriterier. Arkitektonisk idé og hoveddisponering. Procesbeskrivelse for samarbejdet med bygherre og brugere. Honorar for totalrådgivning De øvrige kriterier vurderes efter behov af rådgivere for bedømmelsesudvalget og bygherrerådgiveren, som herefter indstiller til godkendelse i bedømmelsesudvalget.
Medio sept 2013 - ultimo sept.2013	Udfærdigelse af en indstillingsskrivelse for godkendelse af tilbud /konkurrence resultat.	TM (BR)	(BK)	Godkendelse af konkurrence resultat og udarbejdelse af indstilling til BU, ØK og BY
2. okt. 2013	Opretter dagsordenpunktet	TM	ØK	Behandler BK’s indstilling og videre sender til BY
8. okt. 2013	Orientering om tilbud / konkurrenceresultatet	TM	BY	Behandler BK’s indstilling
Primo okt. 2013	Orientering om tilbud / konkurrenceresultatet	TM	(BYU)	Orientering om tilbud / konkurrenceforslag
Primo okt. 2013 – 11.okt.2013	Der forhandles og skrives kontrakt med totalrådgiver.	TM
Medio okt. - dec. 2013	Totalrådgiver udarbejder dispostionsforslag / projektforslag	TM (TR)
Ultiomo dec. 2013	Udfærdiger en indstillingsskrivelse for godkendelse af dispositions / projektforslag.	TM
Ultiomo dec. 2013	Opretter dagsordenpunktet	BUF	BU	Godkendelse af dispositions- / projektforslag. Indstiller til ØK.
Primo jan	Opretter dagsordenpunktet	BUF	ØK	Godkendelse af dispositions- / projektforslag.
jan. 2014 – primo maj. 2014	Totalrådgiver udarbejder for- og hovedprojekt.	TM (TR)
Primo marts 2014	Prækvalifikation af fagentreprenører. Udfærdiger kriterier for udvælgelse.	TM (TR)
primo marts 2014	Opretter dagsordenpunktet	TM	ØK	Godkender prækvalifikations kriterier for fagentreprenører.
marts 2014	Prækvalifikation af fagentreprenørerne gennemføres.	TM (TR)
Primo april 2014	Opretter dagsordenpunktet	TM	ØK	Godkender de prækvalificerede fagentreprenører.
Primo april2014	De bedst egnede entreprenører orienteres.	TM
April 2014	Udfærdiger bilag til orientering om udfærdigelse af hovedprojekt / udbudsmateriale.	TM
Ultimo april 2014	Opretter dagsordenpunktet	BUF	BU	Orienteringssag vedr. hovedprojekt / udbudsmaterialet. Videresender til ØK.
Primo maj 2014	Opretter dagsordenpunktet	BUF	ØK	Orienteringssag vedr. hovedprojekt / udbudsmateriale.
Medio maj 2014	Udbudsmaterialet etape 1 udsendes	TM (TR)
Primo juni 2014	Totalrådgiver gennemfører licitation i fagentreprise. Licitation efter princippet ”Laveste pris”	TM (TR)
Primo juni 2014	Dagsorden for indstilling af licitationsresultater og entreprenører, samt for frigivelse af bevilling.	TM (TR)
Primo juni 2014	Opretter dagsordenpunktet	BUF	BU	Orienteringssag samt frigivelse af bevilling. Indstilles til ØK.
Primo juni 2014	Opretter dagsordenpunktet	BUF	ØK	Orienteringssag samt frigivelse af bevilling.
Medio juni 2014	Kontrahering med fagentreprenører.	TM (TR)
Maj 2014	Opstart nedbrydningsarbejder	TM (TR)
Juli – aug. 2014	Opstart byggeriet – etape 1	TM (TR)
Løbende. ca. hver 3. måned.	Udfærdiger orienteringssag til ØK om projektets stade mv. ca. hver 3. måned.	TM
Løbende. ca. hver 3. måned.	ØK bliver orienteret om projektets stade m.v. ca. hver 3. måned.	TM	ØK	Orienteringssag
Ultimo 2015	Mangelgennemgang og afleveringsforretning Etape 1	TM (TR)