Politik og etiske retningslinjer for personprofilværktøjer

Holstebro Kommunes testpolitik skal sikre, at en testperson behandles korrekt og i overensstemmelse med god skik og etik, herunder at personvurderingen er fair, passende i den givne situation og professionelt håndteret af certificerede konsulenter.

Testpolitikken skal sikre, at misbrug eller forkert brug undgås, og at profilværktøjer indgår som en samlet del af en bedømmelse med flere elementer og således ikke står alene.

Korrekt testbrug i henhold til manual og afvejet i forhold til problemstilling.

Holstebro Kommune sikrer nytteværdien af tests/profiler i den konkrete situation samt at behovet for testning/profilering er til stede.

Vi har klare regler for, hvordan, hvor længe og af hvem profilmaterialer og -resultater kan opbevares. I reglerne indgår også fortrolighed, forsvarlig opbevaring og tilintetgørelse af både fysisk og digitalt materiale.

I Holstebro Kommune efterlever vi retningslinjer fra People Tools og praksis for Persondataforordningen. Personfølsomme data (inkl. testresultater) tilintetgøres/slettes 6 måneder efter udfyldelsen, medmindre der foreligger et åbenlyst formål med at opbevare materialerne længere, og der samtidig foreligger samtykke fra testpersonen.

Holstebro Kommune sørger for, at al testmateriale, -resultater og -rapporter opbevares sikkert og fortroligt.

Medarbejdere, som medvirker i processen og administrerer og håndterer tests og profiler, men som ikke er certificerede, er instruerede i at overholde de etiske retningslinjer og krav om fortrolighed.

Alle Holstebro Kommunes testbrugere er certificerede i at bedømme, tolke og give feedback på analyser.

Før testning forbereder testbrugeren testpersonen, herunder:

• Informerer fokuspersonen om dennes rettigheder
• Giver relevante parter klar information om formålet med testningen, og hvordan proceduren er tilrettelagt, herunder specielt sørge for at fokuspersonen får information om tidsplan, resultaternes anvendelse og opbevaring.
• Sikrer, at personen giver sit samtykke til testningen, før denne finder sted, herunder præciserer om testning er en mulighed eller en betingelse
• At testpersonen har ret til at sige nej til testning – og hvad konsekvenser af fravalg er
• At en test kun er et bidrag til det samlede billede og ikke skal/kan stå alene
• At testresultatet er fortroligt, og hvem der vil modtage information om testresultatet eller hvordan det indgår i en samlet proces

Personer, der deltager i et testforløb, har krav på en tilbagemelding på testresultatet.

Holstebro Kommunes testbrugere skal analysere, bedømme og tolke testresultaterne nøjagtigt og være opmærksom på eventuelle fejlkilder. Resultaterne må ikke overtolkes eller bruges til at stemple eller stereotypere testpersonen, men anvendes som hypoteser, der danner udgangspunkt for tilbagemeldingen.

Feedback foregår mellem testbrugeren og testpersonen. Testbrugeren skal give en ordentlig introduktion til profileringen, herunder viden om, hvordan resultatet anvendes i det videre forløb, hvem der får indsigt i resultaterne, hvem der har adgang til resultaterne og hvor længe de opbevares.

Gennem information og korrekt håndtering skal testbrugeren sikre testpersonens integritet og rettigheder.

Testbrugeren skal skabe behagelige rammer for testpersonen, vise respekt og agere på en måde, der reducerer personens nervøsitet og stressfølelse samt kommunikere testresultatet klart og præcist.

Testpersonen skal informeres om sine rettigheder:

• At de kan sige nej til at blive profileret - samt at blive informeret om eventuelle konsekvenser heraf
• At de har ret til at forlange, at testmateriale destrueres
• At de har mulighed for at klage over evt. problemer i forbindelse med profilering og tilbagemelding
• At de skal have mulighed for at kontakte HR og Udvikling ved Holstebro Kommune efter tilbagemelding for uddybning eller spørgsmål.

Testbrugeren skal handle professionelt og etisk korrekt og arbejde inden for de dokumenterede rammer, som de anvendte værktøjer illustrerer.

Testbrugeren skal holde sig opdateret og sørge for at vedligeholde sine kvalifikationer, herunder anvende værktøjerne regelmæssigt og normalt udføre et antal profileringer årligt.

Den enkelte bruger skal kende egne kompetencer og undlade at overskride disse.

Vedkommende skal være opmærksom på fairness i testning ved at tage højde for fortolkningsprocedure, forståelse og bevidstgørelse ved anvendelse af test i forhold til grupper eller personer med anden kulturbaggrund end dansk; personer, hvis modersmål er forskelligt fra sproget anvendt i test sammenhæng; personer med visse handicap.

Det er testbrugerens ansvar at analysere, vurdere og tolke resultater hensigtsmæssigt, herunder sikre konsistens i forhold til beskrevne fortolkninger i manualen m.v. samt administrere profiler korrekt, herunder sikre fortrolighed, korrekt opbevaring og tilintetgørelse af data i henhold til testpolitik.