Forretningsorden for Udsatterådet

Udsatterådet afholder 11 ordinære møder om året.

Den ordinære møderække fastlægges ved Udsatterådets første møde i et kalenderår.

Herudover arrangeres der hvert år et dialogmøde mellem Social- og Sundhedsudvalget og udsatterådet, hvor aktuelle og generelle/ principielle forhold drøftes.

Rådet kan indkaldes ekstraordinært. Ligesom Udsatterådet kan afholde møde, hvis formanden finder det nødvendigt, eller hvis mindst 1/3 af rådets medlemmer ønsker det.

Formanden indkalder til møde med 14 dages varsel. Hvis det kræves, kan indkaldelse til ekstraordinære møder ske med kortere varsel.

Dagsordenen sendes til Udsatterådets medlemmer senest en uge før mødet afholdes:

• Udsatterådets sekretær, som organisatorisk er placeret i CFI, foranlediger udsendelse af dagsorden til Rådets møder.
• Af dagsordenen skal tydeligt fremgå arten af de sager, der sættes til behandling – enten gennem punktets formulering eller af medsendt bilagsmateriale. Den udsendte dagsorden skal godkendes på mødet.
• Udsatterådets medlemmer kan få optaget en sag på dagsordenen ved at sende forslaget til formanden inden udsendelsen af dagsordenen.
• En sag, der ikke har været optaget på udkastet til dagsordenen, kan ved mødets begyndelse optages, hvis formanden finder at sagen ikke kan udsættes, eller mindst 1/3 del af rådets medlemmer ønsker det.

Formanden leder, såvel faste som ekstraordinære møder – i samarbejde med sekretæren. Næstformanden træder i formandens sted, når denne er fraværende.

Det er sekretærens ansvar, at aktuelle sager og ansøgninger bliver forsvarligt oplyst og forberedt.

Udsatterådet er beslutningsdygtigt når mindst halvdelen af rådet er til stede. Ved stemmelighed er det formandens eller mødeledernes stemme, der er afgørende. Et mindretal kan få sin opfattelse ført til rådets referat.

• Et referat er godkendt, med mindre et eller flere medlemmer til det følgende møde protesterer.
• Referaterne sendes til medlemmerne.
• Referater dagsordensættes på hvert efterfølgende møde til godkendelse af hele Rådet.
• Et rådsmedlems fravær skal indføres i referatet.
• Udsatterådets vejledende udtalelser offentliggøres og sendes til relevante myndigheder, organisationer og personer.                         

Udsatterådets møder er ikke offentlige.

Udsatterådet kan beslutte, at andre personer end rådets medlemmer kan deltage i møderne, når der er behov for det.

Center for Social Indsats (CFI) under Socialafdelingen i Holstebro Kommune afholder udgifterne i forbindelse med Udsatterådets virksomhed.

Betalinger og konteringer varetages af sekretæren fra CFI. Sekretæren har ansvaret for, at der løbende føres en forbrugsopgørelse, der udviser forbrug i forhold til det bevilgede budget.

Rådets regnskabsår følger kalenderåret. Rådet udarbejder et årsregnskab inden udgangen af januar måned det følgende år

• Medlemmerne af Udsatterådet samt personer, som deltager i møderne, er omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet, indhentelse og videregivelse af oplysninger, tavshedspligt, aktindsigt m.v.
• Der er fortrolighed om Rådets interne forhandlinger. Tavshedspligt følger lovgivningen almindelige regler herom.
• Det enkelte rådsmedlem er forpligtet til selv at give meddelelse om inhabilitet. Meddelelse gives til formanden for udsatterådet, subsidiært den stedfortrædende formand.
• Et medlem, der er i tvivl om habilitet i forhold til en bestemt sag, skal forinden sagen behandles, drøfte spørgsmål med formanden for Udsatterådet.
• Udsatterådet beslutter, om et rådsmedlem kan anses for inhabil. Ved inhabilitet indtræder suppleanten med stemmeret i Rådet under den konkrete sags eller ansøgnings behandling.

Udsatterådets etiske regler har den funktion, at den sikrer, at medlemmer af udsatterådet har særlig opmærksomhed på, at man handler på en måde, der er moralsk, ansvarlig og tager hensyn til andres interesser og velbefindende.

Der er et særligt fokus på at opretholde fortrolighed og undgå konflikter på sociale medier (fx Messenger, Facebook). På de sociale medier handler etikken især om, hvad der er i orden at skrive og dele med andre, og hvad der ikke er.

Udsatterådet finder det vigtigt, at der er gode tone i selve udsatterådet, men også til omverdenen.

• Forretningsordenen træder i kraft efter vedtagelse i Udsatterådet.
• Godkendelse af forretningsordenen kræver 2/3 majoritet.
• Rådet kan med 2/3 majoritet ændre forretningsordenen.
• Forretningsorden for Udsatterådet tages op til fornyet vurdering, herunder evt. til revision, i første halvår af hver ny valgperiode, eller når forhold nødvendiggør det

Således godkendt af Holstebro Udsatteråd  på dets møde den 4. februar 2026.