Forretningsorden / samarbejdsaftale mellem
Tilgængelighedsudvalget
og Teknik og Miljø

Formålet med samarbejdet er at styrke dialogen om tilgængelighed i forbindelse med særligt bygge- og anlægsprojekter i Holstebro Kommune.

§ 1

• Et samarbejdsforum mellem Tilgængelighedsudvalget (TGU) nedsat af Handicaprådet og Teknik og Miljø (T&M) om bygge- og anlægsprojekter i Holstebro Kommune.
• T&M varetager sine myndighedsopgaver iht til gældende lovgivning og samarbejdsorganet mellem TGU og T&M anvendes i denne henseende som et dialogforum om forvaltningen af myndighedsopgaver.
• Teknik og Miljø varetager sine bygge- og anlægsprojekter iht politiske ønsker, afsatte midler og aftaler om processer og inddragelse i disse, samt gældende lovgivning for tilgængelighed. TGU er en kvalificerende samarbejdspart, som inddrages i større anlægsprojekter og ombygninger på et konkret projektniveau, på så tidligt et tidspunkt som muligt mens inddragelse i almindelig drift og vedligeholdsarbejder og tilgangen til dette, sker via temadrøftelser.

§ 2

Der afholdes faste dialog møder imellem T&M og TGU to gange om året – én gang i foråret og én gang i efteråret. De faste dialogmøder indkaldes med mindst 3 ugers varsel, med angivelse af forslag til dagsorden.

§ 3

Møder angående konkrete bygge- og anlægsprojekter indkaldes ad hoc af T&M, når der foreligger så konkret viden om projekters omfang og udformning, så der kan gennemføres en konkret drøftelse af tilgængelighedsspørgsmål. Møder angående konkrete bygge- og anlægsprojekter indkaldes med mindst én uges varsel.

Med samme varsel kan TGU indkalde til møder om tilgængelighedsspørgsmål, hvis TGU bliver opmærksom på, at der findes et behov for en konkret drøftelse af sådanne tilgængelighedsspørgsmål. Denne adgang til at drøfte tilgængelighedsproblemer gælder også spørgsmål om afsluttede projekter og andre eksisterende forhold. TGU rejser sådanne sager ved fremsendelse af en redegørelse og evt. bilag til TM hovedpostkasse: tm@holstebro.dk.

§ 4

Dialogmøder iht §2 har primært karakter af temadrøftelser. Temaer, som ønskes drøftet, kan rejses af både TGU og af T&M senest 4 uger før mødet.

§ 5

Ved dialogmøder iht §2 er T&M repræsenteret ved Direktør for Teknik og Miljø, relevante chefer for de temaer, som skal drøftes og evt. medarbejdere med indsigt/ansvar for pågældende opgaveområde. Direktør for Teknik og Miljø varetager mødeledelsen.

§ 6

Ved projektmøder iht §3 er T&M repræsenteret ved relevant chef for projektet og/eller de medarbejdere med indsigt/ansvar for pågældende opgaveområde, som skal drøftes. Chef eller medarbejder fra T&M varetager mødeledelsen.

§ 7

Møderne mellem T&M og TGU er dialogorienterede og der er ikke henlagt egentlig beslutningskompetence til disse møder, men fælles konklusioner kan medtages i Teknik og Miljøs videre arbejde.

§ 8

T&M udarbejder en dagsorden til temamøder iht §2 og udsender denne senest tre uger før mødets afholdelse.

§ 9

Møder iht §3 indkaldes med dagsorden. På møderne fremlægger T&M projekterne og tematikker omkring tilgængelighed og der tages på mødet en drøftelse om vigtige tilgængelighedsspørgsmål med baggrund i TGUs input til drøftelserne.

Hvis der er tale om møder efter §3, 2. del, er det TGU, der fremlægger problemstillingerne, der ønskes drøftes.

§ 10

T&M udarbejder beslutningsreferater fra temamøder iht §2. Referatet tilstræbes tilsendt TGU senest 14 dage efter mødets afholdelse. 14 dage efter TGU har modtaget referater skal disse offentliggøres, hvis ikke der er indsigelser mod referatet. Hvis der er indsigelser og hvis referatet ikke straks kan tilrettes, skal offentliggørelse først ske efter en drøftelse på det næstfølgende møde.

På hvert efterfølgende møde optages punkt om godkendelse af forrige mødes referat.

§ 11

T&M udarbejder et mødereferat med fælles konklusioner fra projektmøder iht §3 og under hensyn til den opgave og rammer som er defineret under §1. Referatet tilsendes TGU senest 14 dage efter mødets afholdelse og journaliseres på projektsagen. Referater offentliggøres.

§ 12

Høringssager sendes til TGU med en rimelig frist til afgivelse af høringssvar.

Høringer skal være gjort tilgængelige af T&M og forberedt, så det klart fremgår, hvad høringen angår.

§ 13

Forretningsordenen er behandlet og godkendt på møde med TGU og T&M den 13.05.2026.